Die Event Management-Anwendung bietet alles rund um Planung und Durchführung von Events und Kursen, wie zum Beispiel:

  • Event-/Kursplanung
  • Umbuchung von Teilnehmern
  • Absage
  • Event-/Kursabschluss mit Zertifikat- oder Teilnahmebestätigungs-generierung (PDF)

Veranstaltungsplanung

Regelmässige Kurse und Events werden dank einem kurzen Prozess schnell erstellt und sind gleich im Kalender ersichtlich. Die zugehörigen Daten werden aus dem Kurskatalog genommen, was viele manuelle Schritte erspart.

Einmalige Events werden über eine Maske mit allen Informationen erstellt und dann automatisch als Vorlage im Katalog gespeichert.

Alle wichtigen Infos sind direkt auf einen Blick ersichtlich und Anpassungen werden direkt mit einem Klick auf den Kurs vorgenommen.

Doch dann, der ganze Kurs ist vorbereitet und kurz vor der Durchführung ist die durchführende Person krank. Dank den hinterlegten Informationen aus dem Staff-Management kein Problem, denn es werden automatisch Ersatzpersonen vorgeschlagen, die fachlich und zeitlich perfekt passen.

Analoges im Digitalen

Noch kurz eine Notiz hinterlegen zum bevorstehenden Event? Oder doch einfach eine nette Botschaft dem Referenten zukommen lassen. In der Processity Business Platform  sind Notizen noch echte Haftzettel – damit es sich anfühlt wie «echt».

Kurskataloge

Wiederkehrende Informationen zu einem Kurs sind in einem Katalog mit allen Details (Anzahl Kurstage, Teilnehmeranzahl, Preis etc.) an einem Ort hinterlegt. Bei der Planung eines solchen Kurses greift der Prozess automatisch auf die abgelegten Informationen im Katalog zurück. Dies ermöglicht ein schnelles Anlegen von wiederholenden Events und Kursen und reduziert mehrfachen manuellen Aufwand

Zertifikat-Vorlagen sind ebenfalls auf dem Kurskatalog hinterlegt und werden bei Kursabschluss automatisch für jeden Teilnehmer erstellt.

Teilnehmerverwaltung

In den einzelnen Kursen werden die jeweiligen Teilnehmenden mit den wichtigsten Infos dargestellt, was eine grössere Übersichtlichkeit ermöglicht. Details zu den einzelnen Personen sind mit einem Klick abrufbar und so wird auch die ganze Kontakthistorie (Email, Telefon) ersichtlich.

Die allgemeine Kontaktsuche ermöglicht schnelles Finden von gesuchten Personen mit verschiedenen Suchbegriffen (Name, Geb.Datum, Telefon). Neben Kontaktdetails werden auch Kursteilnahmen und erhaltene Zertifikate angezeigt.

Schnelle Umbuchung dank passenden Kursvorschlägen

Wie bei vielen der Prozesse in der Processity Business Platform ist auch hier subtil AI im Spiel. Bei der Umbuchung werden direkt passende Kurse mit freien Plätzen angezeigt, sodass mit einen Klick die Umbuchung erfolgen kann. Die neue Bestätigung erfolgt automatisch per E-Mail.

Self-Service bei Kursverwaltung

Es ist ein übliches Bedürfnis, dass Teilnehmende die Kursverwaltung selbst in die Hand nehmen können. Aus diesem Grund erfolgen die Anmeldungen online und mit 2- Faktor Authentifizierung gleichermassen sicher. Per Link in der Anmeldebestätigung können Umbuchungen selbst vorgenommen werden, aber auch Abmeldungen sind damitmit einen Klick erledigt. Selbstverständlich profitieren auch Teilnehmende von den intelligenten Umbuchungsprozessen.

Automatische Zertifikaterstellung

Zertifikate und Bestätigungen werden beim Abschliessen des Kurses automatisch erstellt. Die Vorlage ist mit dem Kurs bereits verknüpft und die Daten der Teilnehmenden werden aus der Teilnehmerverwaltung gezogen. Aufgrund dieser Basis werden Zertifikate schnell und automatisch erstellt und direkt an alle Teilnehmenden per Email versandt.

Kursleiter App

Mit der App für Leitende sind alle Infos zum Kurs oder Event ersichtlich. Teilnehmende können direkt als anwesend markiert werden und benötigte Ausweise sind ersichtlich. Notwendige Zahlungen werden mit einem Klick in der App bestätigt.

Teilnehmerlisten und Ausweise werden mit der App gescannt und direkt im System abgelegt. So gibt es keine mühsamen manuellen Schritte mehr in der Administration.

Die App ermöglicht zudem die schnelle und einfache Kommunikation mit Kunden oder dem Anbieter. Wichtige Notizen zum Kurs erscheinen auf der Startseite, genau wie die nächsten Kurse und Events.

Es gibt Kurse, da braucht es als Vorgabe handschriftliche Listen. Dank dem Listen-Scanner werden in der Administration die Listen abfotografiert und direkt mit dem Kurs verknüpft. Der Kurs wird dann wie gewohnt abgeschlossen und Zertifikate sind bereitgestellt.  Ein mühsames manuelles Abtippen entfällt und die Fehleranfälligkeit sind nahezu auf Null. So bleibt mehr Zeit übrig für wichtige Aufgaben wie Kundenzentrierung.